Introduction
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エクセルのファイルをメールで送付する場合など、万が一のことを考えてファイルを暗号化したりパスワードをかけたい場合があります。
難しい操作は必要ないので積極的に利用したい機能です。
設定の場所は大きく２つに分かれます。
- ［ファイル］ → ［情報］ → ［ブックの保護］ → ［パスワードを使用して暗号化］を使用する方法
- ［ファイル］ → ［名前を付けて保存］ → ［ツール］ボタン → ［全般オプション］ を使用する方法
この２つの方法を順番に紹介します。
また、２つめのやり方では、書き込みパスワードや、読み取りパスワードなどの細かい設定ができます。
関係者以外に見られたくないファイルはパスワードをかけておくにゃ
１、簡単にパスワードを設定し、ファイルを暗号化する方法
単純に、ファイルにパスワードをかけたい場合は、この方法がおすすめです。
対象のファイルを開いたら、左上の［ファイル］をクリックして、
最初から表示されている［情報］の右側［ブックの保護］をクリックします。
上から２番目［パスワードを使用して暗号化］をクリックすると、
［ドキュメントの暗号化］の画面が出るので、
好きなパスワードを入力して［OK］をクリックします。
パスワードの再確認の画面が表示されるので、同じパスワードを入力して［OK］。
これで設定終了です。上書きをしましょう。
保存後そのファイルを開こうとすると、下の画面が表示されて、パスワードが合わないとファイルが開けないようになります。
次に説明する方法の［読み取りパスワード］を設定するのと同じ結果になります。
パスワードの解除方法
設定したパスワードを削除するには、先ほどの逆の作業をするだけです。
［ファイル］ → ［情報］ → ［ブックの保護］ボタンの右側に「このブックを開くにはパスワードが必要です」と表示されていますね。ここを見れば、そのファイルにパスワードが掛かっているか分かります。
［パスワードを使用して暗号化］ → ［ドキュメントの暗号化］画面で、設定したパスワードを「BackSpace」キーで削除してから［OK］をクリックすればパスワードは削除されます。
削除したら上書きするのを忘れずに。
２、ファイルに読み取り、書き込みパスワードを設定する方法
もう一つのやり方です。
対象のファイルを開いたら、左上の［ファイル］をクリックして、
［名前を付けて保存］をクリック。
※最近のバージョンでは、［参照］か［その他のオプション］をクリックすると、次の「名前を付けて保存」画面が表示されます。
［名前を付けて保存］画面で、下にある［ツール］と書かれてある場所をクリックします。
表示された一覧から［全般オプション］を選ぶと、
下の［全般オプション］の画面が表示されます。それぞれの機能をまとめてみます。
①バックアップファイルを作成する
拡張子が「.xlk」のバックアップファイルが新しく作成される。元のファイルを保存する度に、バックアップファイルも更新されるため、本物のファイルが壊れた時など、バックアップファイルから復元できる。
②読み取りパスワード
ファイルを暗号化し、パスワードを入力しないと開けないようにする。
③書き込みパスワード
ファイルは開けるが、パスワードを入力しないと「読み取り専用」でしか開けなくなる。
④読み取り専用を推奨する
ファイルを開く時、読み取り専用を推奨する画面が表示される。（下の画面）
今回のテーマでポイントになるのは②と③ですね。
では、②の「読み取りパスワード」を設定してみます。
［読み取りパスワード］に好きなパスワードを入力して［OK］をクリック。
［パスワードの確認］画面が表示されるので、同じパスワードを入力して［OK］。
［名前を付けて保存］画面に戻るので［保存］をクリック。
すると上書きの確認画面が表示されるので［はい］をクリックすると、設定完了です。
そのファイルを開こうとすると、下の画面が表示され正しいパスワードを入力しないと開けなくなります。
③の「書き込みパスワード」も設定の方法は全く同じです。
しかしファイルを開いた画面は下のようになり、パスワードを入力しない限り、「読み取り専用」で開くことになります。
ここで注意したいのが、保存ができなくなるのでは無いこと。上書きができなくなるだけで、ファイル名や保存場所を変更すれば普通に保存できます。
では、２か所を同時に設定できるのでしょうか？
- 読み取りパスワードと書き込みパスワードは両方設定できる
- 読み取りパスワードと書き込みパスワードは別々のパスワードを設定できる
これが答えです。
両方、別々のパスワードを設定した場合は、まず下の画面が表示され、
正しいパスワードが入力されると次に、
の画面が表示されることになります。
パスワードの解除方法
パスワードの削除は、設定時と同じ手順、
［ファイル］タブ → ［名前を付けて保存］ → ［ツール］ボタン → ［全般オプション］ で設定画面を表示して、
パスワードを「BackSpace」キーで削除して［OK］を押し、保存し直すだけです。
パスワード設定の注意事項
最後にパスワード設定をする際の注意事項です。
- パスワードを忘れると復元できない
- どの文字でも使用できる
- 文字数制限はない
- 大文字と小文字は区別される
これらを覚えておきましょう。
まとめ
とても便利なパスワード設定ですが、一番怖いのはパスワードを忘れてしまうこと。
よっぽど大切なファイルでない限り覚えやすいパスワードを設定しておくと良いかもしれませんね。
ただし、あまり短い文字数だとブルートフォースアタック（総当たり攻撃）でパスワードを突破されるかもしれませんのでご注意を。
パスワードを忘れたらおしまいにゃ！