Introduction
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Excel（エクセル）で条件に合ったデータを抜き出し、抽出するオートフィルター機能の説明です。
条件を指定して簡単にデータを絞り込むことができます。
フィルターとはろ過機のこと。コーヒーフィルターを想像すると機能を理解しやすいですね。
エクセルのフィルター機能では、様々な条件を設定して、データを絞り込むことができます。
データ分析する時には必須の機能だにゃ
オートフィルター機能の説明
今回は下のデータでフィルター機能を説明します。
では、「英語」が90点以上のデータを抽出してみます。
表内のどこかのセルをクリックしておいて、
［ホーム］タブ → ［並べ替えとフィルター］をクリックします。
拡大するとこんな感じ。
クリックすると、下の画面が出てくるので［フィルター］をクリック。
もしくは、［データ］タブ → ［フィルター］でもOK。
すると、表の見出しの右側に「▼」が表示されるようになります。この場所をクリックするとフィルター機能が使用できます。
それぞれの「▼」をクリックすると、下のような画面があらわれます。
①・・・並べ替えができます。
②・・・この場所から細かいフィルター（抽出）条件を作成します。
③・・・チェックの入れたデータだけを表示できます。
ほとんどの場合②の［数値フィルター］を使用します。
では、「英語」が90点以上のデータに絞ってみます。「英語」の右にある「▼」をクリックして、
先ほどの画面から［数値フィルター］に移動します。すると右側に下のような一覧があわられます。
上部の
- ［指定の値に等しい］
- ［指定の値に等しくない］
- ［指定の値より大きい］
- ［指定の値以上］
- ［指定の値より小さい］
- ［指定の値以下］
- ［指定の範囲内］
これらは全て［オートフィルターオプション］という下と同じ画面が表示されます。
左側に数字などの条件を入力し、右側の場所をクリックして、
抽出の条件を設定します。
先ほどの一覧は、この右側の条件が最初から選ばれるだけなので、後でこの場所で変更できます。
また、下部にある［トップテン］を選ぶと、
下の画面が表示され、上位もしくは下位の幾つかに絞って抽出ができます。
［平均より上］［平均より下］は、
細かい設定画面は表示されず、選択と同時に、その列のデータの平均より上、もしくは下のデータのみが抽出されます。
話を戻しましょう。今回は「英語」が「90」点以上にしたいので、［指定の値以上］を選び、
次の画面では、左に「90」と入力、右側は最初から［以上］が選ばれているのを確認します。［OK］をクリックすると、
条件に合ったデータのみが抽出されます。今回は４件のデータが抽出されました。
オートフィルター機能が使用された列見出しの右には、フィルターのマーク 
が付きます。
また、条件に合わなかったデータは削除されたのではなく、非表示になっています。行番号を見ると番号が飛んで青色になっているのが分かります。
この２つの特徴から、フィルター機能が使用されているかを判断することができます。
今回は、英語が「90」以上で絞りましたが、さらに国語も同時に「90」以上のデータに絞りたければ、この状態のまま国語の「▼」をクリックして重ねてフィルターをかけることができます。
AND条件とOR条件
フィルターを設定する画面では、２つの条件を指定することができます。
その２つを指定する間に、［AND］と［OR］のチェックを入れる場所がありますね。それぞれを簡単に説明します。
AND・・・２つの条件両方を満たしものだけを抽出する
OR・・・２つの条件どちらかを満たした両方を抽出する
たとえば、「70以上」と「80以下」をAND条件で抽出すると、
「70～80」の範囲のデータが抽出されます。
「90以上」と「30以下」のデータをOR条件で抽出すると、
「90以上」の高得点者と「30以下の」低得点者が抽出されます。
文字列での抽出（ワイルドカード）
フィルター機能で抽出できるのは数字だけではありません。文字列でも様々な抽出ができます。
今回は「氏名」の場所で試してみます。「氏名」の右側「▼」をクリックすると、
先ほどは［数値フィルター］と表示されていた場所が、［テキスト フィルター］に変わっています。その場所にマウスを移動すると、
右側に出てくる一覧も、先ほどと変わっています。
それぞれの選択肢をクリックすると、結局数値でフィルターを設定するのと同じ画面があらわれます。
例えば、名前の最後が「子」で終わるものを抽出したい場合は、下のように設定します。
結果が表示されました。
今回紹介したいのは、下の赤枠で囲んだワイルドカードの使い方です。
エクセルでは、「?」と「＊」のワイルドカードを使用して思い通りの条件を作成することができます。
ワイルドカードとは、類似した情報を持つデータを検索する場合などに使用する、テキストや文字をあらわすものです。
- 「?」・・・任意の１文字を表す
- 「*」・・・任意の複数文字列を表す
例えば２文字目が「田」で始まる名前を抽出したい場合は、「?田」と入力します。
すると、２文字目が「田」の氏名データのみが抽出されます。
フィルターの解除方法
フィルターを列ごとに解除したい場合は、設定された場所のフィルターマークをクリックして、
上から４番目にある［”〇〇”からフィルターをクリア］をクリックします。
すべてのフィルターを解除したい場合は、［ホーム］ → ［並び替えとフィルター］ → ［フィルター］をクリックするか、
［データ］ → ［フィルター］をクリックしてオフにします。
どちらをクリックしても、フィルターは解除され、列見出しに表示されていた「▼」も表示されなくなります。
まとめ
フィルター機能で覚えておくことをまとめます。
- 複数の列にフィルターを同時に適用できる
- 文字列での抽出もできる
- ワイルドカードが使用できる
- フィルターが設定されているかは、行番号が青くなっているかで判別できる
- フィルターを設定した列は、見出し横のマークで判別できる
これらを抑えておけば、フィルター機能を便利に使えると思いますよ。
数百数千のデータもあっという間に絞り込めるにゃ
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