Introduction
プレゼンテーションを初めて任された場合どうしましょう。
何から始めればいいのか・・・。どんな資料を用意すべきなのか・・・。
そんな時の参考になればと思い、何回かに分けてプレゼンテーションに関して説明していきたいと思います。
今回はその②ということで、プレゼンテーションで使用するスライド作成のポイントを説明していきます。
見やすい資料はどう作成するにゃ？
聴き手の側に立って作成する
プレゼン資料で１番大切なことは、聴く側の立場になって作成することです。
- 聴き手の知識に合わせて作成する
- 自分の伝えたい内容を絞り込む
- 大事なポイントに注意を引くように作成する
聴き手の知識に合わせて作成する
まず、相手を分析し、これから説明する内容に関しての知識がどの程度あるか想像しましょう。それにより、簡単に説明を流していい箇所や、細かく説明すべき箇所がはっきりします。
自分の伝えたい内容を絞り込む
１枚１枚のスライドの内容は多すぎてはいけません。１つのスライドに関してどの程度の内容にすべきか、しっかり考え絞り込みましょう。
大事なポイントに注意を引くように作成する
スライド１枚の中でも、特に相手に伝えたい場所は強調するように作成しましょう。短い時間で相手の記憶に残すのは思った以上に難しいことです。
聴かせる相手のことをいつも考えながら作成するにゃ
見やすく作成する
作成したスライドは、プロジェクターやスクリーンのサイズにもよりますが、聞き手にとって、紙に印刷したものを見せるよりはるかに見難くなります。
- 要点を絞り箇条書きで作成する
- 簡潔で分かり易いスライドを心がける（細かい情報は本番に話す）
- 色合いを見やすくする
- 矢印などの図形を活用する
- グラフや表を活用する
- レイアウトを工夫する
要点を絞り箇条書きで作成する
文章で入力するのはやめて、全て箇条書きにしましょう。どれだけ文字を少なくまとめることができるか挑戦するぐらいの気持ちでいいでしょう。
話の内容の重さを分かり易くするためには、インデントボタンによるレベル下げ機能が大変有効です。
簡潔で分かり易いスライドを心がける。
細かい話や補足説明はスライドに入れる必要はありません。スライドに盛り込んでも誰も読んではくれません。本番に話しましょう。
色合いを見やすくする
多少暗い画面でも可読性が損なわれないように、色合いを工夫しましょう。素っ気ないかもしれませんが、白い背景に濃い文字が読みやすいですね。青い背景に暗い文字などは使用しないようにしましょう。
矢印などの図形を活用する
言葉を少なくするため、「次に」や「その結果」などの代わりに矢印を使用しましょう。話の流れがはっきりする場合があります。
また、単純に文字を入力していくのではなく、図形の中に入れるなど工夫すると、説明が頭に入り易くなります。
グラフや表を活用する
積極的にグラフや表にまとめましょう。一目で分かるように工夫が必要です。グラフや表でまとめたとしても、そのままではいけません。初めてそれらを見た相手は、どの部分を見るべきなのか分かりません。グラフや表を作成した後、さらにその中で見て欲しい部分を強調すべきです。
レイアウトを工夫する
同じレイアウトを多用していると、見ている方も飽きてきます。積極的にレイアウトを変更しましょう。また、文字の位置や写真の位置も大切です。
スライドは見た目が大事にゃ
聴き手が飽きない工夫をする
プレゼン本番で１番悲しいのは、相手が飽きてしまうことです。
- イラストや写真を活用
- アニメーション効果を利用する
イラストや写真を活用
プリント１枚にしても、イラストがあるだけで柔らかい雰囲気になります。同じようにスライドに関しても文字だけのスライドは極力避け、イラストや画像を挿入しましょう。
アニメーション効果を利用する
入れすぎると話の流れを止め、邪魔になるアニメーション効果ですが、自分の話と合わせて徐々に情報を表示していくことで相手の集中をキープできる効果があります。上手に使いましょう。
相手が眠そうになっていると悲しいにゃ・・・
本番を見据えた準備をする
スライド作成時に本番の準備もしてしまいましょう。
- スライド作成と同時に本番用のメモを作成する
- 時間配分に気を付ける
スライド作成と同時に本番用のメモを作成する
本番、話すことは全て暗記しておくことが理想ですが無理な場合はメモが必要です。パワーポイントのノートペインを使用して、ある程度準備しておくのが良いでしょう。
時間配分に気を付ける
本番の持ち時間を考え、それに応じたスライドを作成する必要があります。１枚１枚どの程度時間がかかりそうかリハーサルを行い、内容のカットや追加を考えながら作成しましょう。
本番に話す用のちょっとした補足説明をメモしておくにゃ
著作権に配慮する
プレゼンテーションをする状況によっては、著作権に配慮する必要があります。企業のプレゼンテーションで、突然許諾を得ていないであろう写真が使用されていたらハッとしますよね。
- Webページや本を参考にした情報や写真に関しては、参照を明記する
参照をしっかり明記することにより情報源がしっかりしたものであることが相手に伝わり、信頼感を与えることもあります。
最後のスライドにまとめるのではなく、各スライドに小さめにテキストボックスなどで挿入するのがおすすめです。
どこから引用した資料か分かると信頼度アップにゃ
まとめ
資料作成において、当たり前の事が書いてあるかもしれません。しかし個人で作業していると、客観的な視点がいつの間にか抜けてしまうこともあります。
資料が完成した後に、もう１度このページを見ていただいて全体を再チェックしてもらえるとより完成度が高まると思いますよ。
見る側の立場になって作成するにゃ！