Word（ワード）での差し込み印刷の使い方

Introduction

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ワードでの差し込み印刷の使い方を説明します。

差し込み印刷とは、事前に用意した住所録などのデータから、名前などを順番に取り出しながら印刷する機能です。封筒の宛名やお知らせの印刷で使用する場合が多い機能ですね。

 

データの準備

差し込むデータの準備はできているでしょうか。

ExcelやAccessで作成したものや、テキスト形式のデータが使用できます。

上の画像はExcelのデータです。

文書で使用する以外のデータが入っていてもかまいません。

差し込み印刷の設定の際に、使用する列を選ぶことができます。

 

もし、ExcelやAccessのデータではなく、違うソフトウェアに住所録などのデータが存在している場合は、使用したいデータをそのソフトウェアから「テキスト形式」で書き出す（エキスポートする）とよいでしょう。

データを蓄えることができるソフトウェアは、多くの場合、データの書き出し（エキスポート）ができるようになっています。

方法はソフトウェアによって違うのでここでは説明できませんが、［ファイル］メニューや［ツール］メニューにあることが多いです。

書き出す場合は、「カンマ区切り」（列が、カンマで区切られている）や「タブ区切り」（列がタブで区切られている）でエキスポートするのがおすすめです。

【カンマ区切りの例】
下の画像は、カンマ区切りでテキスト形式になっているファイルです。

このようなデータも差し込み印刷に使用できます。

 

また、１行目はデータではなく項目名になっているか確認しておきましょう。

１行目が項目名になっている方が後の設定が楽になりますよ。

元文書の作成

つぎに、印刷する文書を準備しなければいけません。

今回の例は下の文書の赤い〇の部分のデータを差し込んでいきたいと思います。

拡大したのが下の画像。

例として会社名などが入っていますが、文書作成する時点では後からデータが入る場所は空白の必要があります。

つまり、下のような文書を準備する必要があります。

差し込み印刷の設定

では、差し込むデータと元文書が用意できたとして、差し込み印刷の設定を始めてみましょう。

今回は下のExcelのデータを差し込んでみます。

使用するデータは、「会社名」と「部署」と「名前」です。

まず、［差し込み文書］タブ　→　［差し込み印刷の開始］をクリックします。

出てきた画面の１番下、［差し込み印刷ウィザード］をクリックしましょう。

「ウィーザード」とは対話形式で簡単に設定ができるモードです。

差し込み印刷の手順はいくつかありますが、このウィザードを使用するのが分かり易いと思います。

この［差し込み印刷ウィザード］をクリックすると、右側に［差し込み印刷作業ウィンドウが］開きます。

この［差し込み印刷作業ウィンドウ］で設定を進めていきます。

赤い〇の部分を見ると1/6と表示されていますね。

この作業ウィンドウは全部で６つの画面で構成されています。

「1/6」　用紙の形を選ぶ

「1/6」の画面では、用紙の形を選びます。通常の文書の場合は［レター］を選ぶことになります。封筒に住所を印刷する場合は［封筒］を選びましょう。

［レター］を選んで［次へ］をクリック。

［2/6］　元になる文書を選ぶ

［2/6］の画面では、データを差し込む元になる文書を選びます。

［現在の文書を使用］をクリックして［次へ］をクリック。

［現在の文書を使用］を選ぶことで、今開いているWord文書にデータを差し込むことができます。

［3/6］　データファイルの選択

［3/6］の画面では使用するデータファイルを選択します。

［参照］をクリックしましょう。

下のような、ファイル選択画面が表示されます。

使用するデータを選びます。
※指定するデータファイルは開いたままではなく閉じておく必要があります。

使用データが探しにくい場所にある場合は、事前にそのデータをデスクトップにコピーしておくと選びやすくなりますね。

使用データを選んで右下の［開く］をクリックすると、エクセルの場合は、下のような画面が表示されます。

使用するデータが入力されているワークシートを選択後、［先頭行をタイトル行として使用する］にチェックが入っていることを確認して［OK］をクリックします。

選択したデータの中身が確認できます。

緑で囲んだ部分では並び替えや絞り込みなどもできます。

特に変更が無いようであれば［OK］を押してしまいましょう。

緑で囲んだ場所を見ると、今選択したファイルが表示されているはずです。

［次へ］をクリックして進めましょう。

［4/6］　フィールドの挿入

［4/6］の画面では、データを差し込む場所を設定します。

まず、元文書のデータを差し込む位置をクリックしておきます。

今回は、会社名を入れたい赤い〇で囲んだ場所をクリックします。

準備ができたら、［差し込みフィールドの挿入］をクリック。

先ほど選択したデータファイルの項目一覧が表示されます。

差し込みたいフィールド（データの項目）を選びます。今回はまず［会社名］を選んで、

［挿入］をクリック。

いったん［閉じる］をクリックします。

≪会社名≫というフィールドが挿入されています。

このフィールド、クリックするとグレー表示になります。

これは、Wordの特殊機能が働いていますよということです。

後で印刷した時に、この場所にデータが１つ１つ順番に差し込まれて印刷されます。

同じように［差し込みフィールドの挿入］を押して、さらにフィールドを追加していきます。

下の行に部署フィールドを追加して、

名前フィールドも追加します。

「部署」と「名前」と「様」の間は、間隔をあけた方が良いのでスペースを入れておきましょう。

これは、自分で入力します。

フィールドの場所には、そのままデータが入ってくるだけですので、体裁に注意してください。

一通り必要なフィールドが挿入できたら［次へ］をクリックしましょう。

これで、設定はほぼ終了です。

［5/6］　印刷プレビュー

［5/6］の画面では、印刷結果がおかしくないかプレビュー画面で確認します。

この画面に移動した時点で、元文書のフィールドを挿入した場所にデータが入っているはずです。

間違いはないか、しっかり確認します。

ちなみに、今回用意したデータはこちら。

１番上のデータを見ると、合っているのが分かります。

［宛先］の場所をクリックしていくと、先のデータをプレビューできますよ。

下は２件目のデータです。

黒猫商事の小野田さんで間違いなし。

少し先までチェックしておかしい箇所がなければ、［次へ］をクリックして、いよいよ印刷です。

［6/6］　印刷

［6/6］の画面で印刷ができます。

すぐに印刷はスタートしません。

とりあえず［印刷］をクリックしましょう。

すると下の画面が出てきます。

この画面で必要なデータだけ選ぶことができます。

［OK］をクリックすると最後の印刷設定画面です。

こちらは良くみる印刷画面ですね。

全体の設定に問題が無ければ［OK］をクリックして印刷スタートです。

まとめ

差し込み印刷は、手順が多いので慣れるまで設定に時間がかかってしまうのですが、印刷命令を送ったらその便利さに驚くはずです。

また、数回やれば設定も慣れますので素早くできるようになりますよ。