Introduction
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ワードで、文書を作成して印刷しようとしたら一行や二行ちょっとだけ入りきらない！
そんな時に一枚に収める方法を４つ紹介します。
どれを選ぶかは状況によって異なりますが、全て覚えてしまうのがお勧めです。
設定の簡単な順に紹介します。
どれを選ぶか悩むにゃ
余白を変更する
その文章が1枚しかないのなら、この方法がおすすめです。
下余白を狭くして、はみ出た文章を1枚目に持っていきましょう。
［レイアウト］タブ → ［余白］をクリック。
一番下にある、［ユーザー設定の余白］を選びます。
［余白］の［下］の場所に注目。
最初「30mm」になっているのを小さくしましょう。
今回は「10mm」にしてみました。
※単位は入力しなくてOK
余白が狭くなったぶん、文章の範囲が広くなって、はみ出た部分が1枚目に収まるようになりました。
1枚だけの文章だと便利なのですが、2枚以上ある文章の最後を収めたいときにはお勧めできません。
余白の設定は全てのページに適用されるため、文章全体の体裁が変わってしまいます。
※「セクション区切り」を入れることで1ページだけ余白の設定を変更することはできるのですが、それよりも他の方法を試した方が早いでしょう。
文字サイズを変更する
次の方法は、単純ですが文字サイズを変更する方法です。
文章全体の文字サイズが全て同じ場合にお勧めです。
お知らせ文書など文字サイズを多種使用しているものは、サイズごとに少しずつ小さく設定しなければならないので時間がかかってしまいます。
まず、文書全体を選択します。
全体選択の代表的な3つの方法は・・・
- ［選択］ → ［すべて選択］
- 左余白をトリプルクリック。
- ショートカットキーは【Ctrl】+【A】
どれかを使いましょう。
選択できたら、フォントサイズを確認。
初期サイズは「10.5」です、
これを小さくしましょう。
すぐ右にある［フォント サイズの縮小］ボタンを1枚に収まるまで押します。
大抵の場合は1回押して「10」に変更すれば収まるはずです。
最初に書いたように、タイトルなど文字サイズを変更している箇所が複数ある場合はおすすめできません。
全体を一度に選択して設定することで早く作業を終わらせることができます。
細かく複数の場所を選択して文字サイズを変更する必要が場合は他の方法を試した方が良いでしょう。
自分用のメモなんかの時は、この方法が一番早いかもしれません。
行間を変更する
全体の行間を一度に狭くすることで一枚に収めます。
ショートカットキーの【Ctrl】+【A】などを使い文書全体を選択したら、
［段落］起動ツールをクリック。
その中の［1ページの行数を指定時に文字を行グリッド線に合わせる］のチェックを外します。
これで、全体の行間が少し狭くなり2行程度はみなら一枚に収まるようになります。
例えば「12pt」にすると、20行ぐらいを一枚目に移動することもできます。
［行間］を［固定値］にして、右側で間隔を設定します。
「1ページ分圧縮」ボタンを使用する
最後に［1ページ分圧縮］ボタンを紹介します。
こちらのボタン。最初からリボンに存在しないので後から追加する必要があります。
少し面倒。
機能としては、1枚に収めるように文字サイズを適切な大きさまで小さくしてくれます。
「それってさっきと同じ方法では」と思うかもしれません。
こちらのボタンを使用すると、全体を同じ文字サイズで小さくするのではなく、それぞれの文字の大きさのバランスを維持したまま小さくしてくれます。
ボタンを追加する手間を面倒に感じなければ悪くない方法です。
左上の［ファイル］をクリックして
一番下の［オプション］をクリック。
左側で［リボンのユーザー設定］を選んで、右下の新しいグループをクリックします。
すると、すぐ上の場所に新しいボタンが追加できる［新しいグループ（ユーザー設定）］が作成されます。
その場所の真下に、左上を［すべてのコマンド］に変更すると上の方に表示される、［1ページ分圧縮］を引っ張ってきましょう。
［OK］を押すと、リボンの一番右にボタンが表示されます。
ボタンの位置は、先ほどの画面で［新しいグループ］を上に引っ張ることで変更できます。
追加した［1ページ分圧縮］ボタンを押すと、文字全体をバランスを維持しながら小さくして1枚にはいるようにしてくれます。
まとめ
以上、4つの方法を紹介しました。
1枚の文書であれば下の余白を狭くする方法が良いのではないでしょうか。
はみ出た行数が多いときは、行間を「固定値」にして調整するのもおすすめです。
業務上、頻繁に数行はみ出ることが多いのであれば最後に紹介したボタンを追加しても良いでしょう。
いろんな方法があるにゃ