Excel（エクセル）で飛び飛びに間隔が空いているデータを、間隔を詰めてコピーする方法｜数行おきにデータを抜き出すやり方

Introduction

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間隔が空いて入力されているデータを、その間隔を詰めてコピーする方法です。

1行空きや２行空きなど、規則的な間隔であれば何とかなりますよ。

方法としては、文字列として計算式を入力して、その後に文字列を数式に変更します。

 

数行おきにデータを抜き出すやり方

今回は「A列」の一行ずつ飛び飛びで入力されているデータを「C列」に連続して並べるようにします。

イメージとしては、下のような計算式が「C列」に入ればOKということですね。

では、やってみましょう。

「C3」をクリックして、「’=A3」と自分で手入力します。

ここでのポイントは最初に入力する、シングルクォーテーションの「’」ですね。この記号は、セルに文字列を入力したい場合に使用します。

場所は【Shift】キーを押しながら数字の【7】の場所にあります。半角で入力しましょう。

※例えば「001」とセルにそのまま入力すると「0」が省略されて「1」と表示されてしまいますが、「’001」と入力すればそのまま表示されます。

本来は、この式だと「C3」には、「A3」の「猫缶A」と表示されるはずなのですが、「’」のおかげで、そのまま式が文字列として入力（表示）されます。

続いて、下のセルに一つ飛ばしたデータが欲しいため、「’=A5」と入力します。

今入力した２つのセルを選択します。２つとも選択するのがポイント。

そのまま右下のフィルハンドルを下に引っ張ってオートフィル機能を使用してコピーします。

すると、文字列ではありますが、一行飛ばしの計算式が完成します。

２つの数字を入力して、その両方のセルを選択した状態でオートフィル機能を使用してコピーすると、規則的な連続データが作成できます。

例えば、「５」と「１０」と入力してコピーすると。

５の倍数で増えていきます。

この機能を利用したわけです。

 

さて、この文字列を数式に変更しなければなりません。そのためには、最初に打ち込んだ「’」を削除すれば良さそうですね。

今作成した場所全体が選択されている状態で、［データ］タブ　→　［区切り位置］をクリックします。

こちらの機能は、タブ記号や「,」などで区切られたデータをセルを分けて表示する際などに使用するのですが、ここでは何も気にせず、すぐに［完了］をクリックしましょう。

すると、「’」が削除されて数式の結果が表示されます。

作業終了です。

数式のままだと、その後の作業に支障が出るので、データ全体を［コピー］した後に

［値］として張り付けしておきましょう。

まとめ

関数を使用する方法もありますが、少し複雑になるので今回のやり方がおすすめですよ。

オートフィル機能を使用してコピーした場合、計算式をコピーすると、セル参照は１ずつ移動することになります。

しかし、文字列としてコピーするとある程度規則的な連続番号を振ることができます。この機能をうまく活用するのがポイントです。

二行空きの場合は、

下のように二行空きの計算式を文字列として入力すればOKです。

「’」を最初に入力するのを忘れないようにしましょう。