Introduction
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Excel（エクセル）でドロップダウン、プルダウンでデータ入力する方法です。
リストを作成して一覧から選択して入力することで、データの打ち間違いが減り、スピードもアップします。
上のように、クリックして一覧に表示されたものから選ぶことを、「ドロップダウンリスト」とか「プルダウンリスト」と呼びます。
どちらも同じ意味なのですが、私は「ドロップダウン」の方がイメージに合っているため好きですね。マイクロソフトも「ドロップダウン」の方を使用している気がします。
ここでは、基本的な設定方法を説明します。
関連として、
も参考にしてください。
文字入力が苦手な人も助かるにゃー
リストの作成方法
下の表の「部署」の項目を、一覧のリストから選んで入力できるようにしてみましょう。
まず、リスト入力したい場所を選択しておきます。場合によっては、かなり下のセルまで選択することになりますね。
［データ］ → ［データの入力規則］の上部分をクリック。
下部分をクリックすると、下のように一覧が表示されます。その場合は一番上の［データの入力規則］の場所をクリックすれば同じ画面が表示されます。
表示されるのが［データの入力規則］ダイアログボックスです。
［入力値の種類］の「▼」をクリックして、一覧から［リスト］を選択します。
リストの作成方法は2つあります。
直接入力する方法
一つ目は、直接リストを手入力する方法です。
下のように［元の値］部分に、リストに表示したい項目を入力していきます。
ポイントは、データは必ず「,」半角のカンマで区切ること。
全角や「、」句読点などを使用すると、区切りとして扱ってくれないので注意してください。
他の場所にリストデータを用意する方法
別の場所や、ワークシートにリスト用の表を用意しておく方法もあります。
下のように、選択肢の一覧を用意しておいて、
［元の値］の場所をクリックして、用意したデータを選択してあげます。データ部分のみ選択しましょう。
後は［OK］を押せば完了。
設定が終了すると、選択しておいた場所に「▼」が付きます。
入力したいセルをクリックして、「▼」を押すと、リストが表示されるので、
マウスで目的のデータを選択すると、そのデータが入力されます。
また、リストに登録していないデータを入力しようとすると、
下の画面が表示され入力できません。
リスト入力機能を使用しながら、リストに無いデータも入力したい場合は他の設定が必要になります。
リストの削除
設定したリストを削除したい場合は、そのセルを選択した後に、［データの入力規則］の［すべてクリア］をクリックして［OK］。
この場所でクリアすると、入力規則だけクリアされ、入力されていたデータは削除されません。
入力したデータごと削除したい場合は、［ホーム］ → ［クリア］の、
［すべてクリア］がお勧めです。
まとめ
データ種類が少なく、内容も決まっている場合は、このリスト選択はとても便利ですね。
設定場所が少し分かり難い場所にあるので、しっかり覚えておきたいところ。
入力規則には、様々な機能が用意されています。興味のある方は、エクセルの目次をご覧ください。
【関連】
リスト内容が多すぎると選ぶのに時間がかかるにゃ・・・