Word(ワード)の画面構成|画面の名称一覧と、よく使用するリボンの説明

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Introduction

Word(ワード)の画面構成を説明します。

ワードは、多くの機能をもつソフトウェアです。

その機能の多さが、初めてソフトをさわる方を混乱させるのも確かだと思います。

最初に、良く使用する場所と、あまり使用しない場所をはっきりさせること。それによって、学習をスムーズに進めることができるのです。

 

 結局、1回も使わない機能もあるにゃ・・・
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画面の名称

こちらがワードを開いたときの画面ですね。

すべての説明を入れたので説明が見づらくなっていますが、画像をクリックすると大きくなります。

では、番号順に簡単な説明をします。

1、クイックアクセスツールバー

[上書き保存][元に戻す][やり直し/繰り返し]という大事な3つのボタンが入っています。

実は、この場所、一番右側の▼を押すと、登録ボタンを増やすことができます。

2、タブ

クリックすると3番の[リボン]が切り替わります。

3、リボン

[タブ]を押すと切り替わります。さまざまな命令を行うボタンや、細かい設定を表示するダイアログボックスを出すことができます。

4、ファイル名

正式には[タイトルバー]。今開いているファイルの名前が表示されます。

5、ダイアログボックス

最初は出ていませんが、何か細かい設定をする場合に表示される画面をダイアログボックスとよんでいます。

6、ステータスバー

下の左側画面。文字数表示などがあります。あまり使用しません。

7、画面表示切替ショートカット

それぞれのボタンをクリックすると画面表示が切り替わります。あまり使用しません。

8、ズームスライダー

左右に引っ張ると、開いている文書の拡大縮小ができます。あまり使用しません。

9、スクロールバー

開いている文書の下部に移動したい場合に使用します。

 

うーーーん、このような説明は見開きの本の方が向いていますね。見づらくて申し訳ありません。

以上が簡単な画面構成です。

画面説明をするために書きましたが、名称を覚える必要はありません。覚えておくと解説の内容が多少分かり易くなるぐらいでしょうか・・・。

 

では、この中で実際に操作する場所で多いのはどこでしょうか?

答えは1番、2番、3番。つまり上の方になります。

画面下部の機能は後回しでよいでしょう。常に画面上部を意識して作業しましょう。

 

次にもう少し細かく、リボン単位で頻繁に使用する場所を考えてみます。

最初に覚えたい、よく使用するリボンとボタンの位置

[タブ]を押すと、様々な[リボン]に切り替わります。そして[リボン]の中にはさらに様々なボタンが所狭しと・・・。

ワードは様々な状況に対応できるように各種機能がたくさん備わっています。しかし仕事の中で、この全てを利用する方はゼロではないでしょうか。

 

一つの職場で使用する機能は限られています。業務内容にもよりますが、どこでも使用するであろう機能をまず最初にしっかり覚えて、その後に必要に応じて覚えることを増やしていくのが効率的な学習と考えます。

 

では、リボンのどの辺りに意識を向けて作業をすすめるべきかまとめましょう。

そのリボンの前に一番左の[ファイル]から。

よく使用するのは1番の[上書き保存][名前を付けて保存]と、2番の[印刷]ですね。

ここは細かい説明は省きます。

 

 ここから大切にゃー!

 

では、リボンをみていきましょう。

こちらをご覧ください。良く使用するリボンを〇△×で分けてみました。

なんと、〇と△を足して3つしかありません。

とりあえずワードを使えるようになりたい方は、この三か所をしっかり使えればよいということです。

さらにその3つのタブをそれぞれ見てみましょう。

よく使用する場所だけ明るくしてあります。

[ホーム]タブ

[挿入]タブ

[ページレイアウト]タブ

え!最初はこれだけでいいの?

いいんです。後から増やせばいいのです。

明るくなった場所を考えるとさらに最初に覚えるべき量が減りました。

ワードは多機能なソフトですが、どこでも良く使う機能で絞ると、ここまで量を減らすことができるのです。

※もちろん最終的には、すべての機能を知っていただくのが理想ですよ。

そうは言われても他の場所も気になる方もいるかもしれません。簡単に説明しておきます。

これを読んでいただくと、なぜ最初に覚えなくてよいのか理解していただけるはずです。

[参考資料]タブ

自動で目次や索引などが作れます。

こちらの機能を真っ先に覚えた方が良い方は、次のような人でしょう。

  • 小説を書きたい
  • 論文を書きたい
  • 長文のレポートを頻繁に書く

つまり通常のビジネス文書などではこちらの機能を使用する機会はないということです。

[差し込み文書]タブ

差し込み文書とは、別の場所で用意した住所録などのデータを利用して、宛名などを順番に変更しながら印刷ができるというものです。

この1つの機能で1つのタブが用意されているほど便利な機能です。

しかし、この差し込み印刷を使用する方は、事務など宛名を変更しながらの大量の印刷が必要になる人だけだと思います。

人によっては全く使用しない機能なので、必要になったらその時に覚えれば良いと思います。しかし、事務職にこれから就くという場合は必ず覚えてください。

[校閲]タブ

複数人で1つのファイルを作業する場合に便利な機能が詰まっています。

ただ、使用する全員がしっかりこの機能の使い方を知らなければいけません。

では、皆が知っているかというと・・・。

言い方を変えると、この機能を理解していない人がいる現場では、勝手に使ってはいけない機能と言ってしまって良いでしょう。

マイクロソフトさんには申し訳ないのですが、私はこの機能を積極的に使用している現場を見たことがありません・・・。

誰もが知っていればとても便利な機能なのですが・・・。

表示タブ

表示を変更する際には、このページの最初「画面の名称」で説明した、7番[画面表示切替ショートカット]と8番[ズームスライダー]をよく使います。他の機能も知らなくても作業に支障はありませんので、覚える優先順位は下がります。

まとめ

では、リボンのポイントを押さえたところで、初心者に最初に覚えてもらいたい場所をまとめます。

左上の[上書き][元に戻す][やり直し/繰り返し]

 

一番左の[ファイル]の2か所

 

[ホーム]タブ

[挿入]タブ

[ページレイアウト]タブ

 

以上です。

これらの場所が、まず最初に頭に入れて欲しい場所です。

すべてを一度に覚えようとするとうまくいきません。まずはここからスタートです。

 

 最初は気負わなくていいにゃ。よく使う機能は限られているにゃ

 

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