Introduction
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ワードで、文書内の名前を一括変更する方法です。定型文書内で使用すると便利です。
名前に関わらず複数の言葉を一括で置き換えたいときに使えます。
使用する機能は「ブックマーク機能」と「フィールドコード」。
使用したことが無い方も多いかもしれません。
この２つの機能を組み合わせて便利に活用する方法です。
普段あまり使われない機能を活用するにゃ
文書内の名前を一括変更する
２つの機能を使用するので、少し手順は多くなります。
ゆっくり全体を読んで流れを理解してから作業していただくのがおすすめです。
下準備をする
今回は、下の文書を参考に説明していきます。
赤枠で囲った３か所に同じ名前を使用する文書です。
この一番最初の名前を変更したら、下の２つも自動で変更されるようにします。
その準備として、もし最初の名前の文字を大きくしたりフォントを変更しているようでしたら、［クリア］ボタンを押して初期状態に戻しておきましょう。
最初の文字の書式（状態）が文書中にそのまま入ることになるからです。
さらに、あとから名前が入る場所の名前がすでに入力されていたら削除しておきます。
これで準備完了です。
ブックマークを付ける
まず、最初の名前に「ブックマーク」を付けておきます。
「ブックマーク」とは目印のこと。後からその場所にジャンプできたりします。
ここでは細かい説明は省きます。興味のある方は下のリンク先をご覧ください。
対象となる名前を選択したら、
［挿入］タブ → ［ブックマーク］をクリック。
［ブックマーク］ダイアログボックスが表示されます。
適当な名前を付けて（今回は「氏名」）、［追加］を押します。
これで、名前に「ブックマーク」が付きました。
フィールドコードを挿入する
次に、2番目の名前を入れたい場所をクリックしておきます。
そして、［挿入］タブ → ［クイック パーツ］をクリック。
一覧から［フィールド］を選びます。
下の画面が表示されるので、左側で［Ref］を選び、先ほどブックマークした名前を選択 → ［書式を更新時に変更しない］にチェックを入れて［OK］を押します。
すると、その場所に名前がフィールドコードとして挿入されます。
フィールドコードとは、ワードで文書の要素を自動化するためのコードです。
そのフィールドコードが使用されているかは、その場所をクリックするとグレーに変わるのですぐ確認できます。
一つ挿入したら、残りの場所にはコピー貼り付けで対応しましょう。
今挿入された氏名を選択して、コピー。
次の場所に貼り付けます。
これで完成です。
実際に試す
では、最初の名前を変更して、他の場所が一括で変更されるか試してみましょう。
いくつか決まりごと（注意事項）があります。
もし、最初の名前の文字を強調するために、大きくしたり太字にする必要があった時は、このタイミングで修正しておきましょう。
特に変更する必要が無ければそのままで構いません。
では、新しい名前を入力します。
その際に、前の名前をすぐに削除してはいけません。
すでに入力されていた前の名前の直前をクリックして、
そこに次の名前を入力。
その後に、前の名前を【Delete】キーを使って削除します。
これで、最初の手順で設定したブックマークの内容が入れ替わることになります。
後は、他の場所を更新すればOK。
次の名前の場所をクリックして【F9】キーを押します。
これでフィールドの内容が更新されて名前が入れ替わります。
一つ一つ変更するのが面倒な時は、一度印刷プレビュー画面を表示すると全てのフィールドが更新されます。
左上の［ファイル］ → ［印刷］をクリック。
もしくはショートカットキーの【Ctrl】+【P】を使いましょう。
印刷プレビューを一回表示して戻ると、全てのフィールドが更新されています。
名前が入れ替わりました。
まとめ
手順が多いのですが、同じ名称を何か所も使用する定型文章やテンプレートで一度設定しておくと、その後がとても楽になります。
今回は「名前」を一括変更する例で紹介しましたが、繰り返し文書内で使用する言葉があり、そこだけ入れ替える事が多いことがあれば是非使ってみてください。
文書内の全ての言葉を一括で変更したい時は「置換」機能もおすすめです。
こちらの方がお手軽。
どちらがその時に適しているかで選びたいですね。
置換機能とどっちを使うか迷うにゃ