Word（ワード）の画面構成｜画面の名称一覧と、よく使用するリボンの説明

Introduction

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Word（ワード）の画面構成を説明します。

ワードには数多くの機能が存在します。

その機能の多さが、初めてソフトに触れる方に難しいイメージを与えることも・・・。

最初に、良く使用する場所と、あまり使用しない場所をはっきりさせること。それによって、学習をスムーズに進めることができるようになりますよ。

 

画面の名称

こちらがワードを開いたときの画面です。

すべての説明を入れたので説明が見づらくなっていますが、画像をクリックすると大きくなります。

では、番号順に簡単な説明をします。

１、クイックアクセスツールバー

［上書き保存］［元に戻す］［やり直し/繰り返し］という大事な３つのボタンが入っています。

一番右側の▼を押すと、登録ボタンを増やすことができます。

２、タブ

クリックすると③の［リボン］が切り替わります。

３、リボン

［タブ］を押すと切り替わります。さまざまな命令を行うボタンや、細かい設定を表示するダイアログボックスを表示することができます。

４、ファイル名

正式には［タイトルバー］。今開いているファイルの名前が表示されます。

５、ステータスバー

下の左側画面。文字数表示などがあります。あまり使用しません。

６、画面表示切替ショートカット

それぞれのボタンをクリックすると画面表示が切り替わります。あまり使用しません。

７、ズームスライダー

左右に移動すると、開いている文書の拡大縮小ができます。

８、スクロールバー

開いている文書の下部に移動したいときに使用します。

 

以上が簡単な画面構成です。

また、何か細かい設定をする場合に表示される下のような画面をダイアログボックスとよんでいます。

画面説明をするために書きましたが、名称を覚える必要はありません。覚えておくと解説の内容が多少分かり易くなるぐらいでしょうか・・・。

 

では、この中で実際に操作する場所で多いのはどこでしょうか？

答えは１番、２番、３番。つまり上の方になります。

画面下部の機能は後回しでよいでしょう。常に画面上部を意識して作業しましょう。

 

次にもう少し細かく、リボン単位で頻繁に使用する場所を考えてみます。

最初に覚えたい、よく使用するリボンとボタンの位置

［タブ］を押すと、様々な［リボン］に切り替わります。そして［リボン］の中にはさらに様々なボタンが所狭しと・・・。

ワードは様々な状況に対応できるように各種機能がたくさん備わっています。しかし仕事の中で、この全てを利用する方はゼロではないでしょうか。

 

一つの職場で使用する機能は限られています。業務内容にもよりますが、どこでも使用するであろう機能を最初にしっかり覚えて、その後に必要に応じて覚えることを増やしていくのが効率的な学習方法だと思います。

 

では、リボンのどの辺りに意識を向けて作業をすすめるべきかまとめましょう。

そのリボンの前に一番左上の［ファイル］から。

よく使用するのは

• 新しくファイルを作成する［新規］
• 既存のファイルを開く［開く］
• 保存で使用する［上書き保存］［名前を付けて保存］
• 印刷する際に使用する［印刷］

ですね。

ここは細かい説明は省きます。

 

 

では、リボンをみていきましょう。

こちらをご覧ください。良く使用するリボンのタブを〇△×で分けてみました。
※バージョンによって、少し見た目は変わりますがボタンの並びや種類は同じです。

なんと、〇と△を足して３つしかありません。

とりあえずワードを使えるようになりたい方は、この三か所をしっかり使えればよいということです。

さらにその３つのタブをそれぞれ見てみましょう。

よく使用する場所だけ明るくしてあります。

［ホーム］タブ

Wordで日常的に使用する、文字や段落に対する書式設定機能が集まっています。

［挿入］タブ

文書に図形やファイルを追加する場合は、この場所からになります。

［レイアウト］タブ

作成する文書の用紙サイズの設定や余白設定をする場所です。

 

え！最初はこれだけでいいの？

いいんです。後から増やせば良いのです。

明るくなった場所に絞ると、さらに最初に覚えるべき量が減りました。

ワードは多機能なソフトですが、どこでも良く使う機能で絞ると、ここまで量を減らすことができるのです。

※もちろん最終的には、すべての機能を知っていただくのが理想ですよ。

そうは言われても他の場所も気になる方もいるかもしれません。簡単に説明しておきます。

これを読んでいただくと、なぜ最初に覚えなくてよいのか理解していただけるはずです。

［デザイン］タブ

最近のバージョンで新しく登場した「リボン」です。これまでに存在した機能を、デザインに関するものに絞ってまとめてくれているのですが、あまり使用しない機能ばかりです・・・。

［参考資料］タブ

自動で目次や索引などが作れます。

こちらの機能を真っ先に覚えた方が良い方は、次のような人でしょう。

• 小説を書きたい
• 論文を書きたい
• 長文のレポートを頻繁に書く

つまり通常のビジネス文書などではこちらの機能を使用する機会はないということです。

［差し込み文書］タブ

差し込み文書とは、別の場所で用意した住所録などのデータを利用して、宛名などを順番に変更しながら印刷ができるというものです。

この１つの機能で１つのリボンが用意されているほど便利な機能です。

しかし、この差し込み印刷を使用する方は、事務など宛名を変更しながらの大量の印刷が必要になる人だけだと思います。

人によっては全く使用しない機能なので、必要になったらその時に覚えれば良いと思います。しかし、事務職にこれから就くという場合は必ず覚えてください。

［校閲］タブ

複数人で１つのファイルを作業する場合に便利な機能が詰まっています。

ただ、使用する全員がしっかりこの機能の使い方を知らなければいけません。

では、皆が知っているかというと・・・。

言い方を変えると、この機能を理解していない人がいる現場では、勝手に使ってはいけない機能と言ってしまって良いでしょう。

マイクロソフトさんには申し訳ないのですが、私はこの機能を積極的に使用している現場を見たことがありません・・・。

誰もが知っていればとても便利な機能なのですが・・・。

［表示］タブ

表示を変更する際には、このページの最初「画面の名称」で説明した、⑥番［画面表示切替ショートカット］と⑦番［ズームスライダー］をよく使います。他の機能も知らなくても作業にそれほど支障はありませんので、覚える優先順位は下がります。

［ヘルプ］タブ

「ヘルプ」を使用するよりは、ネットで検索した方が早く解決する場合が多く・・・。

 

以上、リボンの全体説明でした。

まとめ

では、リボンのポイントを押さえたところで、初心者に最初に覚えてもらいたい場所をまとめます。

左上の［上書き］［元に戻す］［やり直し/繰り返し］

タブの１番左にある［ファイル］の３か所

［ホーム］タブ

［挿入］タブ

［ページレイアウト］タブ

 

以上です。

これらの場所が、まず最初に頭に入れて欲しい場所です。

すべてを一度に覚えようとするとうまくいきません。まずはここからスタートです。

 

 

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