Introduction
Ver. all 2013 2016 2019 365
ピボットテーブルの使い方②です。
基本的な使い方は、第１回となる下のリンク先をご覧ください。
今回はピボットテーブルで、必要なデータだけを抽出する機能を説明します。複数の方法がありますが、それぞれ特徴があります。
今回使用する表も、前回と同じく下の表です。表の内容をある程度把握しておいてください。
また、今回は説明する表のサイズを小さくするため用意していませんが、本来、並べ替えをする可能性がある表は、通し番号を振っておくのがおすすめですよ。
番号を振っておけば、並べ替え以外でも役立つ場面が出てきます。
データ分析に大活躍にゃ
並べ替え、必要なデータだけを表示する方法
下の画像は「受注営業所」ごとに「金額」を集計したピボットテーブルです。
元の表で確認すると、下の場所を集計したことになります。
このピボットテーブルの左上に注目してください。［行ラベル］という場所があります。他の場所と違い右端に「▼」が表示されていますね。
ここが並べ替えや抽出ができる場所。クリックすると、下の画面が表示されます。
この画面は、エクセルのフィルター機能を使用する時と同じ画面です。通常のオートフィルター機能がそのままピボットテーブルで使用できるということ。
※フィルター機能に関しては、Excel（エクセル）でデータを抽出、抜き出す方法｜オートフィルター機能に説明があるので詳しく知りたい方はご覧ください。
簡単に説明すると、
①の場所で「昇順」を選ぶと小さい順、「降順」を選ぶと大きい順に並び替わります。
②の場所では、「100以上200以下」などの条件を指定してデータを絞り込むことができます。
③の場所では、表示する項目を制限（表示/非表示）することができます。
データの並べ替えですが、①の昇順・降順を使用せず、一つずつ個別にデータを並べ替えることもできます。
例えば、「新宿営業所」を１番上に移動したい場合は、
まず、移動したいセルをクリックします。
太枠で囲まれるので、その太枠の場所にマウスカーソルを移動します。すると、マウスカーソルの形が白十字から、矢印十字に変わります。
文字の上だとマウスカーソルの変化が分かり難いので、何もない場所で試したのが下の画像。
通常の状態・・・・・・
移動可能な状態・・・・
移動中は、移動場所へ薄い線が引かれます。
指を離すと移動完了です。
ピボットテーブルで項目セルを移動した時は、普段と違い集計場所も同時に移動してくれます。
ちょっとした順番の変更は、この方法が早いですね。
次に、③の項目の表示/非表示を使ってみます。下のように、「新宿営業所」だけチェックを残した状態にすると。
「新宿営業所」だけが表示されます。
ピボットテーブルの作り方によっては、［列ラベル］も使用できます。
下の画像をご覧ください。今度は、先ほどのピボットテーブルに［列ラベル］として「商品区分」を追加したものです。
青枠で囲んだ［列ラベル］を追加すると、ピボットテーブルにも［列ラベル］の場所があらわれます。
同じように並べ替えや抽出、表示/非表示の設定ができます。
［行ラベル］で「新宿営業所」、［列ラベル］で「猫缶」だけに絞ってみました。
また、フィルター機能を使用しない場合は、［行ラベル］［列ラベル］を表示したくない場合があるかもしれません。
そんな時は、［ピボットテーブルツール］ → ［オプション］ → ［フィールドの見出し］をオフにしましょう。
拡大するとこんな感じ。
非表示になります。
表の見た目がすっきりしますね。
スライサーの使い方
先ほどの［行ラベル］や［列ラベル］を使用すると、さまざまな抽出が行えます。
しかし、手軽にその場でチェックするような使い方をするには、少し面倒を感じます。
そこで登場するのがスライサー機能。この機能を使えば、絞り込みをスムーズに行うことができるので、データ分析が楽になります。
先ほどのピボットテーブルで試してみましょう。
ピボットテーブルの中をクリックしたら、［ピボットテーブル ツール］の［オプション］にある、［スライサー］をクリックします。
そのピボットテーブルで使用しているフィールドの一覧が表示されます。
ここでチェックを入れたフィールドのスライサーが表示されるのですが、今回はピボットテーブルで使用している［受注営業所］と［商品区分］にチェックを入れます。
すると、スライサーが表示されます。下に新しく表示された２か所がスライサーと呼ばれるものです。
このスライサー、表示されているフィールドの押した場所だけをピボットテーブルに表示（抽出）することができます。
最初は全て押されている状態なので、ピボットテーブルにすべての項目が表示されていますね。
例えば、「受注営業所」スライサーでは、「渋谷営業所」を。「商品区分」スライサーでは、「かりかり」を選ぶと、下のように抽出されます。
「Ctrl」キーを押しながらクリックすると、離れたフィールドも同時に選択できますよ。
このスライサーを使用することで、瞬時に分かり易くデータの抽出が可能になります。
また、スライサーをクリックした状態だと、［スライサーツール］を選べるようになります。
スライサーの表示を変更する機能が多いのですが、左にある［スライサーの表示設定］をクリックすると
スライサーのかなり細かい部分まで設定できますよ。
このスライサーですが、作成したピボットテーブルで使用していないフィールドを追加しても、抽出ができます。
今回の例では、「受注日」フィールドを使用していませんが、
スライサーで「受注日」フィールドを追加して、
スライサーが表示されたら、
「2018/4/8」をクリックすると、その日のデータだけに絞り込まれます。
最後にスライサーの削除方法です。
表示した各スライサーの外枠をクリックして、
「Delete」キーを押せば、簡単に削除できます。
［レポート フィルター］の使い方
ピボットテーブルの使い方 ①で集計の方法を説明しましたが、その際、下の紫部分［レポート フィルター］の説明はしませんでした。
理由は、他の３つの部分［列ラベル］［行ラベル］［値］と切り離して考えるべき場所だからです。
表の形で説明すると下の紫色の部分。
表から浮いていますよね。実際にこの［レポート フィルター］に使用したフィールド（列）は、表の左上に表示されます。
この場所にフィールドを追加すると、そのフィールドでフィルター（絞り込み）をかけることができるようになります。
言葉で説明するより、画面をみてもらった方が分かり易いでしょう。
先ほどの説明で使用した、「受注営業所」ごとに「金額」を集計したピボットテーブルです。
このピボットテーブルの［レポートフィールド］に、「商品区分」を追加してみます。
すると、下のように表の左上に新たな場所が用意されます。
「商品区分（すべて）」と表示されていますね。これは、「商品区分」のすべてのデータが表示されているということ。良く見ると、右端に▼があります。
この場所をクリックすると、表示するデータを選ぶ画面が出てきます。
今回の場合は、（すべて）、かりかり、猫缶、と３つから選ぶことができます。
ここで選べる（クリックできる）のは１つだけです。
今回は「かりかり」をクリックして
［OK］を押してみます。
「猫缶」を省いて、「かりかり」のデータだけが集計されました。
まとめ
ピボットテーブルのメイン機能は集計ですが、集計結果の表示を部分的にしたり、データの並べ替えもお手の物です。
データ分析に最適なツールといえますね。
前 → ピボットテーブルの使い方 ①｜基本的な使い方（簡単に集計する方法）
次 → ピボットテーブルの使い方 ③｜集計方法と計算の種類を変更する方法
エクセルの普段の機能もそのまま使えるにゃ